Cómo configurar tu empresa en QuickBooks desde cero

La configuración inicial de QuickBooks se hace una sola vez y determina todo lo que viene después. Un catálogo de cuentas mal armado, un año fiscal mal puesto o un saldo inicial mal capturado no se notan el primer mes: se notan en marzo, cuando hay que sacar la declaración y los números no cuadran.

Estos son los ocho pasos, en el orden en que hay que darlos, y lo que hay que decidir en cada uno.

Paso 1: Reúne la información antes de abrir el programa

Es el paso que todo el mundo se salta y el que más tiempo ahorra. Antes de crear la empresa necesitas tener a la mano:

• El nombre legal exacto del negocio, tal como aparece ante el IRS.
• El EIN (número de identificación patronal).
• La estructura legal: propietario único, LLC, S-Corp, C-Corp o sociedad.
• El mes en que empieza el año fiscal.
• La fecha de inicio a partir de la cual vas a llevar los libros en QuickBooks.
• Los estados de cuenta bancarios del período que vas a cargar.
• Si venía de otro sistema: el balance de comprobación a la fecha de corte.

Paso 2: Crea la empresa con los datos correctos

Al crear la empresa, QuickBooks pregunta el tipo de negocio y la estructura legal. No es un dato cosmético: de ahí salen las cuentas de capital que el programa crea automáticamente, y son distintas para un propietario único que para una corporación.

Si te equivocas aquí, corregirlo después implica reclasificar movimientos uno por uno.

Paso 3: Define el año fiscal y la fecha de inicio

La mayoría de los negocios pequeños usan año calendario, de enero a diciembre. Si el tuyo no, ponlo bien desde el principio.

La fecha de inicio es la decisión más importante de toda la configuración. Es el día a partir del cual QuickBooks tiene los movimientos. Todo lo anterior entra como saldo inicial, no como transacciones.

La regla práctica: arranca el primer día de un trimestre o, mejor todavía, el primer día del año fiscal. Empezar a mitad de mes obliga a partir conciliaciones y complica todo lo que sigue.

Paso 4: Arma el catálogo de cuentas

Aquí es donde se decide si los estados financieros van a servir para algo. El catálogo de cuentas es la lista de todas las categorías en las que se clasifica cada dólar que entra y sale.

QuickBooks propone uno según el giro del negocio. Sirve de punto de partida, pero hay que ajustarlo:

• Quita lo que no vas a usar. Un catálogo con ochenta cuentas de las que usas doce solo genera errores de clasificación.
• Separa lo que necesitas ver por separado en el estado de resultados. Si el dueño quiere saber cuánto gasta en publicidad digital frente a publicidad impresa, son dos cuentas.
• Alinea las cuentas de gastos con las líneas de la declaración de impuestos. Este es el truco que ahorra días en temporada: si tus cuentas de gastos coinciden con los renglones del Anexo C o del formulario que corresponda, la declaración prácticamente se llena sola.

Paso 5: Conecta las cuentas bancarias

Conecta la cuenta corriente del negocio, la de ahorros si la hay y las tarjetas de crédito del negocio. Las transacciones entran solas y se clasifican con reglas.

Una advertencia que vale por todo el artículo: la cuenta bancaria del negocio no es la cuenta personal del dueño. Mezclarlas es el problema número uno de la contabilidad de negocios pequeños, y en una LLC o corporación además debilita la protección legal que da la estructura.

Paso 6: Captura los saldos iniciales

Si el negocio ya existía antes de tu fecha de inicio, hay que cargar de dónde parte:

• Saldos de bancos y tarjetas a la fecha de inicio.
• Cuentas por cobrar: quién te debe y cuánto.
• Cuentas por pagar: a quién le debes.
• Activos fijos, con su depreciación acumulada.
• Inventario, si lo hay.

Cuando termines, el balance tiene que cuadrar contra el balance de comprobación del sistema anterior. Si no cuadra, no sigas: encuentra la diferencia ahora, porque más adelante estará enterrada bajo cientos de movimientos.

Paso 7: Configura clientes, proveedores y productos

Carga la lista de clientes y proveedores con sus datos completos, incluido el número de identificación fiscal de los proveedores a los que vas a tener que emitir un 1099 a fin de año. Buscar esos datos en enero es una pérdida de tiempo evitable.

Configura también tus productos y servicios, cada uno apuntando a la cuenta de ingreso correcta. Si vendes tres cosas distintas y las tres van a la misma cuenta, nunca vas a saber cuál deja más.

Paso 8: Configura impuestos, usuarios y respaldo

• Impuesto sobre ventas, si el negocio lo cobra: hay que configurar la agencia y la tasa que corresponde.
• Usuarios y permisos: el dueño no necesita los mismos accesos que la persona que solo captura facturas.
• El acceso del contador, que es un tipo de usuario específico.

Los cinco errores que cuesta semanas deshacer

1. Empezar sin fecha de inicio clara. Se cargan movimientos de cualquier fecha y el balance nunca cuadra.
2. Aceptar el catálogo de cuentas por defecto sin revisarlo.
3. Mezclar cuentas personales y del negocio.
4. No conciliar el primer mes. Si el primer mes no cuadra, ninguno de los siguientes va a cuadrar.
5. Clasificar sobre la marcha sin criterio. Cada movimiento mal clasificado es una hora de corrección en marzo.

Dónde aprender esto en serio

La configuración inicial es el contenido del módulo 1 de QuickBooks de FES Academy: crear la empresa, armar el catálogo de cuentas, conectar bancos y cargar saldos iniciales, con práctica sobre un caso real.

Los tres módulos completos siguen hasta la operación diaria y los informes. Y si dudas entre versiones, aquí explicamos cuál conviene entre QuickBooks Online y Desktop.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto se tarda en configurar QuickBooks?

Un negocio que arranca de cero, con la información lista, se configura en unas horas. Uno que viene de otro sistema y hay que cargar saldos iniciales puede llevar varios días, sobre todo la parte de cuadrar el balance.

¿Por dónde empiezo si el negocio ya lleva años operando?

Elige una fecha de inicio limpia, idealmente el primer día de un año fiscal, y carga todo lo anterior como saldos iniciales tomados del balance de comprobación. No intentes recapturar años de movimientos.

¿Puedo cambiar el catálogo de cuentas después?

Sí, se pueden agregar, editar y desactivar cuentas en cualquier momento. Lo que cuesta es reclasificar los movimientos que ya se registraron en la cuenta equivocada.

¿Es grave mezclar la cuenta personal con la del negocio?

Sí. Complica la contabilidad, complica la declaración y en una LLC o corporación debilita la separación legal entre el dueño y la empresa.